Questions fréquentes

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acheteur ACTES (Aide au Contrôle de légalité dématérialisé)

ACTES

A.C.T.E.S signifie : Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé.
Il désigne le dispositif de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité.
Dans le cadre du projet « ACTES », le ministère de l'intérieur et de l'aménagement du territoire a lancé un programme de dématérialisation des échanges liés au contrôle de légalité des actes des collectivités locales.

Ce programme consiste :

- à fournir aux services des préfectures et des sous-préfectures un outil d'aide et de suivi du contrôle de légalité sous la forme d'une application « métier » ;

- à permettre aux collectivités de transmettre, par la voie électronique, les actes soumis à l'obligation de transmission au représentant de l'Etat dans le cadre du contrôle de légalité.
Un TdT (tiers de télétransmission) désigne l'opérateur d'une plate-forme sécurisée qui offre aux collectivités la possiblité de dématérialiser leurs actes.
Le contrôle de légalité est confié par l'article 72 de la Constitution aux représentants de l'Etat. Il porte sur les actes créés par les trois niveaux de collectivités territoriales (communes, départements, régions) et leurs établissements publics et notamment les établissements publics de coopération intercommunale. Il est effectué, selon la localisation et la nature des collectivités, par des agents spécialisés dans les préfectures, les sous-préfectures, et les SGAR (Secrétariat général pour les affaires régionales), soit environ 350 sites en France.
Les collectivités transmettent leurs actes en préfecture (ou sous-préfecture ou SGAR), afin que les agents de préfectures puissent vérifier qu'ils sont conformes au droit. Si des actes sont incomplets, non conformes au droit, ou s'il y a doute sur la portée de l'acte un dialogue s'organise entre le représentant de l'Etat et la collectivité se traduisant par exemple par des demandes de pièces complémentaires, des lettres d'observations, et se concluant éventuellement par un déféré devant le juge administratif.

Les actes budgétaires nécessitent, le cas échéant, l'intervention de la Chambre régionale des comptes saisie par le représentant de l'Etat. Ces procédures s'inscrivent dans des délais précis, fixés par la loi.
Toutes les coordonnées du service marché et de la personne en charge de l'avis figurent sur les pages concernées. Vous pouvez les contacter à tous moments pour des questions relatives à la consultation. S'il s'agit de questions techniques relatives à l'utilisation du site, contactez plutôt la hot-line de la plate-forme.
Les objectifs de la dématérialisation sont, pour les collectivités locales :

- L'accélération des échanges avec la préfecture, et la réception quasi immédiate de l'accusé de réception aux actes transmis.

- La réduction des coûts (frais postaux, frais d'édition, frais de personnels) liés à l'envoi des actes à la préfecture, et à l'impression des actes en plusieurs exemplaires.

- L'intégration du contrôle de légalité dans une chaîne de dématérialisation complète et ininterrompue (en lien avec la dématérialisation de la production des actes, la dématérialisation des marchés publics, la dématérialisation de la chaîne comptable et financière).
La chaîne de télétransmission est constituée de l'ensemble des infrastructures par lesquelles transitent les actes, depuis le poste de travail de l'agent de la collectivité créant l'acte, jusqu'au poste de travail de l'agent en charge du contrôle de légalité, dans le service de l'Etat territorialement compétent.

Il est délivré, pour chaque acte reçu, un accusé de réception électronique, comportant un identifiant unique attribué à l'acte et la date de réception de l'acte.
Par dispositif de télétransmission, on entend l'ensemble constitué par les outils (matériels et logiciels)et les documents décrivant les modalités de mise en oeuvre et d'exploitation de ces outils, permettant à une ou plusieurs collectivités de transmettre de façon dématérialisée ses actes au contrôle de légalité.

Pour télétransmettre ses actes, chaque collectivité doit avoir recours à un dispositif de télétransmission. Elle est libre de choisir le dispositif qui lui convient, pourvu qu'il soit homologué par le MIAT.
Selon où votre organisme est situé, vous devrez passer la convention soit avec la préfecture soit avec la sous préfecture dont vous dépendez. Dans tous les cas il est préférable de contacter d'abord le bureau du contrôle de légalité de votre préfecture qui pourra vous guider et vous transmettre un modèle de convention.
A l'heure actuelle les préfectures n'ont pas les moyens techniques de vérifier les signatures électroniques des actes télétransmis, il n'est donc pas nécessaire d'apposer une signature électronique sur les actes que vous transmettez. La signature manuscrite n'ayant aucune valeur légale il n'est pas non plus nécessaire de les signer manuscritement.
Le certificat de signature électronique est nécessaire et obligatoire pour vous authentifier au protocole Actes. C'est le moyen qu'utilise le MIAT pour s'assurer que les actes qui lui sont transmis sont authentiques. Par ailleurs, il est fort probable que le MIAT rende obligatoire la signature électronique pour les actes transmis lorsque les préfectures auront les outils techniques pour les vérifier, ce même certificat sera donc utilisé pour signer les actes.
Techniquement tous, en pratique consultez votre préfecture.

HELIOS

C'est le nom de l'application unique de la direction générale des Finances publiques (DGFiP), qui modernise ainsi son système de gestion informatique des collectivités locales, en rénovant non seulement le service comptable de base mais aussi en proposant des services innovants à ses partenaires.
L'objectif est d'organiser une dématérialisation cohérente et concertée des grands flux de documents papier qui transitent chaque année entre les trois acteurs de la chaîne comptable et financière des collectivités et établissements publics locaux : les ordonnateurs, les comptables publics et les Chambres régionales des comptes.
Chaque année, plus d'1 milliard de feuilles de papier sont produites par les collectivités locales :
- 560 millions pour les titres, les mandats et les bordereaux
- 500 millions pour les pièces justificatives
- 91 millions pour la paye des agents du secteur public local
- Soit 5 000 tonnes de papier par an qui représentent l'équivalent d'une forêt de 280 hectares.
Cela représente également des coûts importants de papier
- 54 millions d'euros par an - mais aussi des coûts de stockage, d'archivage et d'autres consommables(encre...) pour l'ensemble des partenaires.
Dès aujourd'hui:

S'assurer que la transmission des données au comptable du Trésor est faite dans la dernière version des protocoles d'échanges en vigueur à ce jour. Vérifier avec votre comptable que les zones obligatoires des protocoles sont correctement servies.

Trois mois avant le déploiement d'Hélios

Les volumes d'opérations à traiter dans les semaines précédant la bascule ont été vérifiés avec le comptable de la direction générale des Finances publiques.

Après le démarrage d'Hélios

Contacter le comptable pour l'établissement des connexions et des habilitations nécessaires pour accéder en ligne aux données de l'application et transmettre des fichiers.

Ultérieurement, adopter le PES V2 en lieu et place des protocoles informatiques actuels.
Grâce à une amélioration du fonctionnement interne de l'informatique du réseau de la direction générale des Finances publiques, Hélios enrichit la gamme des prestations de service aux ordonnateurs, avec notamment :

Les opérations de gestion courante :

- généralisation des moyens modernes de paiement pour le recouvrement des recettes locales ;
- paiement à juste date, prélèvement des dépenses répétitives, suivi des délais de paiement ;
- amélioration du suivi des débiteurs et gestion améliorée du contentieux ;
- accès à des outils spécifiques de gestion de trésorerie et d'analyse financière.

Des services innovants :

- centralisation de données comptables et statistiques permettant la mise en place du suivi de la relation avec les collectivités locales et les EPL ;
- élaboration d'indicateurs de pilotage et de statistiques nécessaires aux besoins de gestion des collectivités ;
- amélioration des documents comptables de fin de gestion (présentation croisée nature- fonction).